گفتارسیزدهم؛ معماری سازمانی

بسمه تعالی

دانشگاه وپژوهشگاه عالی دفاع ملی وتحقیقات راهبردی

پژوهشکده دکترین، ترازیابی و معماری

گروه معماری و طراحی دفاعی امنیتی نظام اسلامی

آنچه ازمعماری باید آموخت

گفتارسیزدهم

معماری سازمانی

(رویکردها،اصول)

اردیبهشت 1397

بسمه تعالی

با بررسی ادبیات در دسترس در حوزه معماری سازمانی، سه رویکرد عمده را در اجرای معماری سازمانی، با توجه به نوع سازمان و اهداف، می‌توان در نظر گرفت

  1. معماري سازماني با رویکرد فناوري اطلاعات
  2. معماري سازماني با رویکرد فرايندی
  3. معماري سازماني با رویکرد حاكميتی

معماري سازمانی با رویکرد فناوري اطلاعات

در این نوع معماري سازمانی هدف هم‌راستا کردن فناوري اطلاعات با کسب‌وکار جهت بهبود کارایی و بازدهی است. تأکید این رویکرد بر لایه‌های پایین است و یکپارچگی سیستم‌های اطلاعاتی و مؤثر بودن زیرساخت‌های فناوري موردنظر است. بدین ترتیب با سازمان‌دهی منظم فناوري اطلاعات، کارایی بهبودیافته و هزینه‌های سازمان کاهش می‌پذیرد. معماري کسب‌وکار در حد مدل‌سازی فرایندها و نیازهاي اطلاعاتی انجام می‌شود تا سیستم‌های اطلاعاتی با توجه به این نیازها طراحی یا تکمیل شوند. اکثر پروژه‌های معماري سازمانی از این جنس هستند و معمولاً توسط اداره معاونت فناوري اطلاعات سازمان‌ها مدیریت و اجرا می‌شوند. این رویکرد معمولاً با ساختاري چندلایه از زیر معماری‌های کسب‌وکار، اطلاعات، سیستم، داده و فناوري نمایش داده می‌شود. هر لایه نیازهاي خود را به لایه پایین‌تر منتقل می‌کند و از طرفی دیگر مسئول برآورده سازي نیازهاي لایه‌های بالاتر خود است. لایه‌های بالایی مستقیماً با اهداف و مأموریت سازمان در ارتباط بوده و به دنبال برآورده سازي رضایت ذینفعان هستند درحالی‌که لایه‌های پایین‌تر پشتیبانی‌کننده لایه‌های بالایی از طریق فناوري اطلاعات هستند.

توجه اصلی این رویکرد بر معماري سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت‌های فناوري است، به کسب‌وکار در حد شناسایی نیازها و انتقال آن‌ها به لایه‌های پایین‌تر توجه می‌شود و خبري از مهندسی مجدد فرایندها نیست.

معماري سازمانی با رویکرد فرایندی

این نوع معماري سازمانی باهدف مدیریت و بهبود فرایندها صورت می‌پذیرد، اهداف کسب‌وکار با رویکردي بالا به پایین به عملیات و فعالیت‌ها نگاشت می‌شود تا نهایتاً کلیه فرایندهاي کسب‌وکار سازمان‌دهی شوند، این نوع پروژه‌های معماري سازمانی توسط مدیران ارشد کسب‌وکار اجراشده و زیر نظر مستقیم ریاست سازمان است (مهجوریان،1386).

سازمان‌دهی فرایندها در رویکرد فرایند محور

  • فرایندها بهینه‌سازی می‌شوند و سپس هر فعالیت به یک نقش یا سیستم اطلاعاتی اختصاص داده می‌شود. بهینه‌سازی فرایندها بدون در نظر گرفتن فناوري اطلاعات انجام می‌شود، اما نتیجه کار در مرحله بعد به فناوري اطلاعات سازمان متصل می‌شود.
  • بازطراحی می‌شوند تا حداکثر استفاده از قابلیت‌های انسانی و ماشینی محقق شود.
  • سطح فناوري اطلاعات طراحی یا پیاده‌سازی انجام نمی‌شود، بلکه از امکانات موجود در جهت بهره‌وری حداکثري استفاده می‌شود. (مهجوریان،1386)

 

معماري سازماني با رویکرد حاكميت محور

در این رویکرد که مخصوص سازمان‌های ستادي است، هماهنگی و هدایت بین اجزاء و حوزه‌هایی موردتوجه است که خود نوعی سازمان محسوب می‌شوند. در بحث مدیریت سازمانی و هنگام مواجهه با پیچیدگی دو راهبرد کلان موردتوجه معماران قرار دارد، اول مدیریت و کنترل یکپارچه و مرکزي سازمان در حوزه‌های مختلف است که به‌صورت جامع و متمرکز انجام می‌شود و دوم تقسیم سازمان به زیرمجموعه‌هایی است که هرکدام مدیریت مستقلی دارند ولی هماهنگی‌های بین این مجموعه‌ها به‌صورت ستادي انجام می‌شود. در این رویکرد سازمان به اجزائی بانام حوزه‌های کسب‌وکار تقسیم می‌شود، هر حوزه تصمیم‌گیری‌ها و مدیریت داخلی خود را دارد ولی اهداف سازمان و وظایف کلی توسط ستاد هماهنگ و مدیریت می‌شود. هر حوزه به دنبال افزایش بهره‌وری در بخش خود است و می‌توان آن را نوعی سازمان کوچک در نظر گرفت، مجموعه این حوزه‌ها با همدیگر تشکیل سازمان مرکزي را داده که وظیفه نظارت و هم‌راستا نمودن حوزه‌ها را به عهده دارد. در این نوع رویکرد معماري فعالیت‌های داخلی هر حوزه کنترل و مدیریت نمی‌شود بلکه نتیجه و ماحصل این فعالیت‌ها در قالب شاخص‌های کارایی و جهت‌گیری‌های رقابتی با دیگر حوزه‌ها هماهنگ و هم‌راستا می‌شود، لذا مدیریت و بهبود فرایندهاي داخلی هر حوزه یا طراحی و یکپارچه‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی خارج از موضوع معماري سازمانی حاکمیت محور بوده و مربوط به معماري داخلی هر حوزه می‌شود (علوی، 1393).

در رویکرد حاکمیت محور عوامل زیر موردتوجه قرار می‌گیرد:

  • مأموریت و راهبردهای سازمان
  •  
  •  
  • و سرویس‌ها
  • کلیدي
  • عملیاتی
  •  
  •  
  •  

اصول معماری سازمانی

 اصول معماری سازمانی مجموعه‌ای از دستورالعمل‌هاست که نشان‌دهندۀ وجود اجماع در بخش‌های مختلف سازمان است. به‌بیان‌دیگر، اصول معماری شامل دستورالعمل‌ها و قواعد عمومی است که ثابت هستند و به‌ندرت تغییر می‌کنند. این اصول مسیری که یک سازمان برای رسیدن به اهدافش در پیش دارد و الزامات آن را توصیف و از آن‌ها حمایت می‌کند. در مورد اصول معماری بایستی یک وفاق کلی وجود داشته باشد. هر اصل معماری باید با هدف‌های کسب‌وکار مؤسسه مربوط باشد. با این حال، انتظار نمی‌رود اصول فرایندهایی را که سازمان برای پیش بردن کارها از آن‌ها استفاده می‌کند تعریف کند، بلکه آن‌ها قسمتی از یک سری مفاهیم، دیدگاه‌ها و ایده‌های فلسفی ساختارمند هستند که سازمان را در راستای هدف پیش می‌برند.

اهمیت اصول معماری سازمان

تهیۀ مجموعه‌ای از اصول معماری سازمانی برای استفاده در ریزمعماری های خاص اهمیت دارد. این اصول با توجه به مسائل مربوط به اهمیت سازمان، فلسفۀ وجودی شرکت را تشکیل می‌دهد. اصول معماری نشان‌دهندۀ نگرش بنیادی و اقداماتی است که برای سازمان با‌ارزش هستند. اصول معماری می‌تواند، بر اساس ویژگی‌های معماری، مبنایی برای تصمیم‌گیری باشد. به بیانی دیگر، اصول معماری مبنای تصمیم‌گیری در مورد آیندۀ فناوری اطلاعات است. بعد از تعریف و مستندسازی اصول، بایستی تلاش شود سیاست‌ها و رویه‌ها، به‌منظور کاربرد صحیح اصول در تکوین معماری یا ریزمعماری، تعریف و مشخص شوند.

 

 

ویژگی‌های اصول معماری

اصول معماری بایستی رفتار در سازمان را هدایت کند. این اصول بایستی محدود و آینده‌نگر باشد و مورد تأیید مدیریت عالی فناوری و کسب‌وکار باشد. درواقع این اصول اساس تصمیم‌گیری‌های معماری و طرح‌ریزی را فراهم می‌کنند و چارچوبی برای خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و استاندارد‌ها هستند. معیارها و ویژگی‌های اصول خوب به شرح زیر است:

قابلیت درک و فهم: شفاف و روشن بودن اصول باعث می‌شود که نقض آن به حداقل برسد.

صلابت و صراحت: صریح و دقیق بودن اصول به صحیح بودن تصمیم‌گیری و طراحی منجر می‌شود. در واقع هر اصل بایستی چنان صریح و دقیق باشد تا از تصمیمات اتخاذی در شرایط پیچیده و بحرانی حمایت کند.

تمامیت: اصول بایستی تمام موقعیت‌ها و شرایط در سازمان را پوشش دهد.

انسجام: مجموعه اصول بایستی از چنان انسجامی برخوردار باشند که در تعارض با یکدیگر نباشند.

ثبات: اصول بایستی ضمن سازگاری با تغییرات از ثبات لازم برخوردار باشند

کاربرد اصول معماری

اصول معماری به روش‌های زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ایجاد مرجعی برای تصمیم‌گیری در مورد فناوری اطلاعات،

 راهنمایی برای تعیین معیار ارزیابی و بر این اساس تأثیرگذاری بر انتخاب محصول،

 پیشرانی برای تعیین ملزومات کارکردی معماری،

 به‌عنوان ورودی برای برآورد سامانه‌های موجود فناوری و پرتفولیوی راهبردی آینده برای تطابق با معماری مشخص شده.

 تأکید بر ارزش معماری برای سازمان و مرجعی برای توجیه اقدامات معماری (مینولی، 2008: 54).

 

سطوح مختلف اصول

اصول اغلب به صورت سلسله‌مراتبی (لایه‌‌ای) تعریف می‌شوند، اگرچه الزامی در این کار وجود ندارد. فرض کنید اصول لایۀ اول (مؤسسات بزرگ تجاری)، لایه دوم (فناوری اطلاعات) و لایه سوم (معماری) سازمان‌بندی شده‌اند. پس اصول لایه اول (مؤسسات بزرگ تجاری) دستورالعمل‌های اصول لایه دوم (فناوری اطلاعات) هستند و آن‌ها را شرح می‌دهند. دستورالعمل‌های دو لایۀ بالاتر برای لایۀ سوم حکم راهنما را دارند. برای مثال، لایه‌های یک شرکت ممکن است به شکل زیر باشند.

  • اصول (کسب‌وکار) مؤسسه بزرگ بازرگانی: دستورالعمل‌هایی برای تصمیم‌گیری در مؤسسه بزرگ تجاری فراهم می‌کند و در مورد چگونگی انجام مأموریت سازمان تأثیر می‌گذارد. اصول مؤسسه‌های بزرگ تجاری به‌عنوان ابزاری برای ایجاد هماهنگی در تصمیم‌گیری‌ها در سازمان عمل می‌کنند. ایده‌آل‌های کسب‌وکار مؤسسات بزرگ مثل جداول سازمانی، هدف‌های سازمانی و مسیرهای کسب‌وکار راهبردی در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند. چنین اصولی که در سطح مؤسسات تجاری بزرگ مطرح می‌شوند، معمولاً در سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی یافت می‌شوند ولی در مؤسسات بازرگانی هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. اصول، به‌ویژه، در موفقیت راهبرد مدیریت مربوط به هماهنگی معماری عنصری کلیدی محسوب می‌شوند. عموماً، فرایندهای تعریف و سازمانی کردن اصول تجاری از محدوده وظایف معماری خارج هستند.
  • اصول فناوری اطلاعات برای به کارگیری و استفاده از تمام منابع فناوری اطلاعات و امکانات سازمان تجاری دستورالعمل فراهم می‌کنند. هدف از توسعه آن‌ها بالا بردن بازده محیط اطلاعاتی و به‌صرفه کردن آن است.
  • اصول معماری برای اقدامات مربوط به معماری دستورالعمل فراهم می‌کنند. این اصول، روح و اندیشه معماری مؤسسات بزرگ کسب‌وکار را در خود دارند و منعکس‌کننده سطحی از هماهنگی در سازمان هستند. مجموعه اصول معماری بر موضوعات مربوط به معماری متمرکز هستند اما می‌توانند قسمتی از یک سری اصول تجاری را بازگو کنند یا دوباره به آن‌ها رجوع کنند. به‌هرحال، آن‌ها ‌بایستی از اصول بازرگانی حمایت کنند. مثلاً در پروژه معماری، معمار طبیعتاً باید از تعریف این اصول، از اهداف راهبردی بازرگانی کنونی اطمینان پیدا می‌کند و مسائل مبهم را روشن می‌کند.

 

 

تقسیم‌بندی اصول معماری

اصول معماری را می‌توان به شکل زیر تقسیم‌بندی نمود:

  • اصولی که فرایند معماری را پوشش می‌دهند و بر توسعه، نگهداری و استفاده از معماری مؤسسات بزرگ تجاری اثر می‌گذارند.
  • اصولی که اجرای معماری را پوشش می‌دهند که اولین دیدگاه‌ها و راهنمایی‌های مربوط به طراحی و توسعه سیستم‌های اطلاعاتی را توسعه می‌دهند.

اصول معماری، عموماً از طریق مشارکت مدیر معمار با رئیس هیئت‌مدیره مؤسسه بزرگ تجارتی، هیئت‌مدیره و شرکای تجارتی توسعه می‌یابند. اتخاذ اصول متعدد می‌تواند بر انعطاف‌پذیری توسعه معماری و فرایند نگهداری تأثیر منفی داشته باشد. سازمان‌ها بایستی فقط اصول سطوح بالا را تعریف کنند و آن‌ها را به تعداد انگشتان دست محدود کنند.

علاوه بر بیان تعریف، هر اصل می‌تواند شامل اطلاعات مربوط به منطق انتخاب اصول و مشاهدات مربوط به پیامدهای منفی احتمالی این اصول باشد. این اطلاعات پذیرش اصول را آسان‌تر می‌کنند و با شرح دادن و توجیه کردن منطق دستورالعمل‌ها که در اصول اعمال شده‌اند از به‌کارگیری آن‌ها پشتیبانی می‌کنند (مینولی، 2008: 40).

علاوه بر تقسیم‌بندی فوق، اصول معماری سازمانی را می‌توان، با توجه به نوع سازمان و بخش‌های مختلف آن و بر اساس کاربرد، به اشکال دیگری نیز تقسیم‌بندی کرد که به برخی از این دسته‌بندی‌ها به شرح زیر اشاره می‌شود:

اصول سازمانی: این اصول در سطح کلان سازمانی است و برای تمامی سازمان‌ها قابلیت اعمال دارد و هدف از آن سودرسانی حداکثری به سازمان است. در واقع رویکرد این اصول ارائۀ خدمت به کل سازمان است.

اصول داده‌ها: داده‌ها در حکم سرمایۀ سازمان هستند و بایستی به‌درستی مدیریت شوند، لذا برای استفاده بیشینه از آن‌ها نیاز به اصول خاص خود دارند. داده‌ها بایستی در بخش‌های مختلف سازمان به اشتراک گذاشته شوند. تسهیم داده‌ها باعث تسریع در تصمیم‌گیری می‌شود. مسئول داده‌ها باید مشخص باشد و مسئولیت کیفیت داده‌ها را بپذیرد. بایستی مسائل ایمنی در مورد حفاظت از داده‌ها اعمال شود.

اصول سیستم‌های کاربردی: استفاده از سیستم‌های کاربردی در معماری سازمانی تابع اصول خاص خود است. سیستم‌های کاربردی بایستی قابل اعمال در اشکال مختلف فناوری باشند و کاربرد آن‌ها راحت و آسان باشد.

اصول فناوری: تغییر در فناوری بر مبنای ملزومات و نیازهای خدماتی و فرایندی و تنوع فناوری باید در خدمت کاهش هزینه‌ها باشد. خط‌مشی‌ها و استانداردها و رویه‌ها بر این اساس تهیه می‌شوند. اقدامات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری بایستی طبق استانداردهای مشخص‌شده‌ای باشد باعث ارتقای تعامل بین فناوری، نرم‌افزار و داده‌ها ‌شود. استانداردها باعث ایجاد انسجام بین بخش‌های مختلف می‌شوند. بررسی و بازنگری استانداردها به‌صورت دوره‌ای نیز بایستی مدنظر قرار گیرد. ایجاد تعامل بین بخش‌های مختلف پیش‌نیاز ارائۀ خدمات تلفیقی است.

  1. اصول معماری و تأثیر آن در چارچوب‌های معماری سازمانی

بنا به نظر شکرمن (1386: 99) چارچوب معماری سازمانی بسط­یافته با فرایندها و فعالیت­هایی سروکار دارد که معماری سازمانی را به ورای مرزهای سنتی گسترش داده و یک محیط توأم با همکاری را برای همه موجودیت­های درگیر در یک فرآیند تشریک مساعی فراهم می­آورد.

اصول اساسی یک برنامه مؤثر معماری سازمانی که به‌وسیله چارچوب معماری سازمانی نیز پشتیبانی می­گردد، عبارت‌اند از:

  • بینش مشترکی از آینده کسب‌وکار و فناوری اطلاعات ایجاد و حفظ کرده و به‌طور دائمی آن‌ها را ساماندهی نماید.
  • یک فرآیند معماری سازمانی کل­گرا، سرتاسری و آینده­نگر ایجاد کند تا استراتژی تجاری سازمان را به‌طور دقیق منعکس کند.
  • با کاهش «پیچیدگی» به‌عنوان عامل بازدارنده تغییر و تحول، پویایی ایجاد نماید.
  • انعطاف­پذیری سازمان را در ارتباط با شرکای خارجی افزایش دهد.
  • سازمان فعالی ایجاد کند که قادر به برآوردن نیازهای مشتری و بردن گوی سبقت در رقابت و عامل نوآوری باشد.
  • از ریسک­ها بکاهد و سازمان را برای تغییرات سریع و برنامه­ریزی نشده آماده سازد.
  • از موانع ناشی از عملکردهای واحدهای سازمانی فناوری اطلاعات که در تضاد با یکدیگر هستند جلوگیری کند.
  • برنامه پالایش فناوری پیشرو تدوین کند.
  • فرآیندهای کسب‌وکار را در سراسر سازمان تعریف کرده و با یکدیگر یکپارچه ادغام نماید.
  • نیروی اطلاعات را از طریق یکپارچه نمودن جزایر (سیلوها) اطلاعاتی آزاد سازد. عدم یکپارچگی جزایر فوق از ابتکارات جمعی همچون مدیریت ارتباط مشتری و تجارت الکترونیکی جلوگیری می­کند.
  • فنّاوری تکراری و همپوش را از میان برداشته و از هزینه­های پشتیبانی بکاهد.
  • با به حداکثر رساندن استفاده مجدد از فنّاوری، اطلاعات و کاربردها، زمان ارائه راه‌حل و هزینه­های توسعه را کاهش دهد.

برای نیل به این مهم، معماری سازمانی باید دارای مشخصات زیر باشد:

  • از نظر دامنه، کل‌نگر باشد. باید تمامی جنبه­های سازمان بسط­یافته را مورد بررسی قرار دهد. این امر به‌طور مستقیم با ساماندهی فناوری / کسب‌وکار که در بر گیرنده، ساختار سازمان، فعالیت­های سازمان، فرآیندهای سازمان، جریان­های اطلاعاتی، سیستم­های اطلاعاتی و زیرساخت­های مربوطه، استانداردها و خط­مشی­ها می­گردد مربوط می­شود. اهمیت مفهوم «سازمان بسط یافته» در حال رشد است و جایگاه ذی‌نفعان را به اعضای شبکه ارزش خارجی ارتقاء می­بخشد. اکثر تلاش­های معماری سازمانی بیش از اندازه درون­گرا است و مشتریان و شرکای عمده تجاری را در بر نمی­گیرد. این امر به عدم ساماندهی معماری­های سازمانی و از دست رفتن فرصت­های کسب مزیت رقابتی و کارآمدی دولت­ها می­انجامد. تمرکز «سازمان بسط­یافته» به‌طور مستقیم از مفاهیم تعامل سازمان به سازمان، دولت الکترونیک و ابتکارات فراجامعه­ای که امروزه برای کسب‌وکار بین­المللی و ارتباطات جهانی حیاتی است پشتیبانی می­کند.
  • مبتنی بر همکاری باشد. این تلاش باید نمایندگان تمامی ذی‌نفعان کلیدی و اعضای شبکه ارزش سازمان از قبیل حوزه کسب‌وکار، مدیریت عالی، شرکای تجاری و مشتریان را در برنامه معماری سازمانی بگنجاند. این امر برای به دست آوردن پشتیبانی دائمی و پیش‌رونده کاربران و ساماندهی کسب‌وکار / شریک، مشتری و ایجاد جو همکاری حیاتی است.
  • مبتنی بر ساماندهی باشد. این رویکرد باید پیشران­های فناوری و کسب‌وکار «بسط­یافته» را به شیوه­ای ساماندهی کند که برای تمامی ذی‌نفعان اصلی قابل‌درک و شفاف باشد.
  • مبتنی بر محیط­های پویا باشد. رویکرد معماری سازمانی باید شامل روش­های تحلیل باشد و از توسعه معماری­های سازمانی که در برابر پیشران­های تجاری متغیر، فرصت­ها یا موانع جدید منعطف و پویا هستند و همچنین معماری سازمانی که گزینه­های تغییر و تحول فراهم کرده، از خطرها می­کاهند و نسبت به بودجه و دیگر محدودیت­های سازمانی منعطف و پویا هستند، حمایت نماید.
  • به نتایج اصولی منتهی شود. این رویکرد باید توانایی تعریف مجموعه راه­حل­هایی را داشته باشد که قابل‌اندازه‌گیری، تطبیق و به‌کارگیری در دنیای واقعی باشند.
  • غیر تجویزی باشد. این رویکرد نباید مبتنی بر اجرا باشد زیرا کار خارج از دامنه برنامه معماری سازمانی است.

اصول معماری باید نمایانگر اقدامات و مقتضیات بنیادینی باشد که برای سازمان مناسب است، به‌عنوان‌مثال:

  • معماری بر اساس استفاده­ای که از آن‌ها می­شود و باید به‌طور مناسب حوزه­بندی، برنامه­ریزی و تعریف شده باشند.
  • معماری باید با قوانین کشوری سازگار باشد.
  • معماری باید تغییر را تسهیل کنند.
  • معماری باید استاندارهای تعامل‌پذیری را ایجاد کنند.
  • معماری باید دسترسی به اطلاعات را فراهم کنند اما باید سازمان‌ها را در برابر دسترسی غیرمجاز به اطلاعات ایمن و مصون سازند.
  • معماری سازمانی باید نمایانگر برنامه راهبردی سازمان باشد.
  • معماری سازمانی، سرمایه­گذاری­های فنی‌ را هماهنگ می­کنند و گزینش فناوری­های تجربه‌شده و کارآمد را ترغیب می‌کنند.
  • معماری به‌طور پیوسته تغییر می­کنند و مستلزم برنامه‌ریزی است. معماری فرآیند کسب‌وکار استانداردشده و محیط­های عملیاتی مشترک را فراهم می­کنند.
  • معماری فشار و سنگینی جمع‌آوری داده­ها را به حداقل می­رسانند. ذخیره داده‌ها را کارآمد می­کنند و دسترسی به آن‌ها را بهبود می­بخشند.
  • باید از معماری­های وضع مطلوب برای کنترل رشد تنوع فنی استفاده کرد (شکرمن، 1386: 117).